Verhuizen

6-06-2016

Een verhuizing kost veel bedstro

Verhuizen kost veel geld

Casestudies van een verhuizing

Uw kantoor moet verhuizen. Dan is de kans groot dat ook uw serverruimte moet verhuizen. Ik heb een risicolijst en mijn ervaring hiermee in dit artikel op een rijtje gezet.

Voor eigenaren, directeuren en bestuurders van organisaties vanaf 100 personen:

  • Die willen besparen op de kosten van IT.
  • Die de risico’s van een verhuizing willen beperken.

U wilt voorkomen dat u na de verhuizing niet direct aan de slag kunt. Het komt nogal eens voor dat na een verhuizing de IT niet meer beschikbaar is. In het ergste geval kunt u geen diensten meer leveren, wordt uw reputatie aangetast en komt zelfs de continuïteit van uw organisatie in gevaar.

Download mijn "Risicolijst verhuizing serverruimte" met meer dan 100 risico’s waar u rekening mee kunt houden tijdens een verhuizing van uw IT:

10 stappen voor een succesvolle verhuizing van IT

1. Zelf uw IT beheren of managed services afnemen?

De aanstaande verhuizing van het kantoor was de trigger van een aantal van mijn klanten om te kijken of de serverruimte beter kon verhuizen naar een professionele provider met of zonder het uitbesteden van het onderhoud en beheer van de servers. Het resultaat van de studies is onder te verdelen in de volgende categorieën:

  • Managed services gaan afnemen, want het is goedkoper. Er is eigenlijk alleen een economische casus in het voordeel van uitbesteden voor startende, kleinere en groeiende organisaties. De starters en groeiers hoeven niet te investeren in eenmalige kosten voor beschikbaarheid over servers en connectiviteit en kunnen profiteren van een snelle time-to-market. U kunt profiteren van schaalgrootte van de leverancier. U heeft bijvoorbeeld al een werkplek in de Cloud vanaf 25 euro per maand. Zodra uw organisatie enige omvang heeft, dan zijn de kosten niet meer de juiste reden om te outsourcen. Bedenk dat het verzorgen van IT-apparatuur en - diensten de core business van IT-providers is en dat zij een commerciële marge verdienen.
  • Managed services gaan afnemen, maar het is niet goedkoper. Dit geldt vaak voor middelgrote organisaties. Er is geen economische casus om uit te besteden, maar enkele redenen om wel te outsourcen zijn:
    • Risicobeheersing.
    • Mogelijkheden om te innoveren, mee te kunnen gaan met de voordelen van nieuwe concurrerende technologieën en schaalvoordelen van providers.
    • Gebruik maken van een pool van expertise van één of meer leveranciers.
    • Optimaal gebruik maken van het eigen ervaren personeel om de kerntaken van de organisatie uit te voeren en niet te worden afgeleid door randzaken.
    • Time to market.

Zodra het besluit tot uitbesteden is genomen is er een aanvullende stap: de aanbesteding en keuze van de leverancier (een ander artikel uit de IT-TEDtalk reeks).

  • Geen managed services afnemen, want het is duurder. Dit geldt vooral voor grote organisaties. Er is geen economische case om uit te besteden, en er is voldoende kennis en kunde in huis om alles zelf te doen en risico’s in te dekken. Zelfs eigen datacenters bouwen en beheren kan enorm besparen en de eigen grootte en kennis van het IT-team voorkomt afhankelijkheid van een enkele expert. De datacenters van een Belgische mediagroep ook opererend in Nederland zijn een voorbeeld hiervan. Zij kopen een mediabedrijf, dat vaak de IT heeft uitbesteed, en zij gaan besparen door uiteindelijk zelf de infrastructuur te gaan hosten en managen. Een voorwaarde voor succes, om het beter en goedkoper te doen dan een professionele IT-provider, is een volwassen IT-organisatie met efficiënte processen.

2. Risicoworkshop en verhuisplan maken

Eén van de belangrijkste succesfactoren voor een verhuizing is een planning die rekening houdt met zo veel mogelijk risico’s. Elk van de risico’s moet worden ingeschat op kans en impact, zodat tijdens de risicoworkshop gekozen kan worden of er wel of geen maatregelen gewenst zijn. De risicolijst wordt omgezet in een actielijst. Een checklist met meer dan 100 verhuisrisico’s kunt u aan het einde van dit artikel opvragen.

3. Inventarisatie en labeling

Kijken, noteren en markeren wat er te verhuizen valt.

4. Kabelplan maken

Elk apparaat wordt genoteerd en gefotografeerd om te kijken welke poorten gebruikt worden voor welke bekabeling. Elke kabel wordt genoteerd met een vertrek en een eindpunt.

5. Stop-, Start- en Testplan maken

Het aanzetten van de apparatuur heeft vele afhankelijkheden. De volgorde van starten is meestal de omgekeerde volgorde van stoppen. Tijdens het starten moet er doelgericht worden getest of de services gestart zijn.

6. Koudestarttest

Dit is een gouden stap, die niet noodzakelijk is, maar wel de beste maatregel om grote problemen na de verhuizing te voorkomen. U zet alle apparatuur een aantal weken voor de verhuizing uit en weer aan. U zorgt daarmee dat problemen die niet met de verhuizing te maken hebben van te voren worden ontdekt en niet tijdens de verhuizingen extra parten spelen. U test en schaaft meteen het opstartplan bij.

7. Bevriezing

Na inventarisatie en koudestarttest mag niets meer worden aangepast, zonder dat alle partijen dat weten. Elke wijziging, na de koudestarttest, kan betekenen dat de verhuizing niet meer succesvol verloopt.

8. Back-up

Voordat alle apparatuur uitgaat, moet er een back-up worden gemaakt om zeker te zijn dat bedrijfsdata en systemen niet verloren gaan als apparatuur tijdens de verhuizing kapot gaat. Alle apparatuur kan tijdens het verhuizen kapot gaan. Afgeschreven apparatuur gaat eerder kapot.

9. Verhuizing

De verhuizing zelf gaat over uitzetten, afkoelen, demonteren, inpakken, transport, en monteren.

10. Opstarten tot en met afronden

De laatste stap bestaat uit opstarten, testen, fouten oplossen, rapportage, acceptatie en feest om het succes te vieren.

Conclusies

Er zijn twee belangrijke conclusies:

  • Een verhuizing is als een vliegreis. Tegenvallers kunnen alleen voorkomen worden als de checklist volledig wordt afwerkt.
  • Managed Services afnemen kost geld, vaak meer dan alles zelf doen. In stap 1 staan de vijf hoofdredenen om toch naar managed services te gaan, waarbij risicobeheersing op nummer 1 staat.

TED-video van de maand

TED - Carol Dweck_ video De kracht van geloven dat je jezelf kan verbeteren _ TED Talk _ TED.pngVerhuizen gaat gepaard met problemen. Met enige creativiteit kunnen specialisten dit oplossen. Iedereen kan groeien in het oplossen van problemen. Carol Dweck heeft een idee dat het waard is om te delen: De kracht van geloven dat je jezelf kan verbeteren (10:20).

Hoe kunnen we elkaar helpen?

Laat mij in de commentaarvelden beneden weten als u iets waardevols heeft geleerd, als u zelf een tip kunt delen, of als u een vraag heeft.

U kunt zich aanmelden voor mijn persoonlijke tips over besparingen, updates en verbeteringen voor het leven van een directeur, eigenaar, bestuurder, als eerste in uw mailbox. Geef uw voornaam en emailadres :

Als dank ontvangt u mijn "Risicolijst verhuizing serverruimte" met meer dan 100 risico’s waar u rekening mee kunt houden tijdens een verhuizing van uw IT.

Exclusieve groep voor directeuren, eigenaars en bestuurders

Word gratis lid van de exclusieve Nederlandse LinkedIn groep van directeuren, eigenaars en bestuurders voor organisaties vanaf 100 tot 2500 personen.

Beloning

Ontvang mijn managementboek 'Bestuur uw IT' in september 2016. Kies 'Ask to join' op.:

Geen directeur en wel geïnteresseerd? Kies 'Follow' op de company page:

Een aantal boeken worden in september verdeeld.

P.S. CIOforum.nl moet het voor bijna 100% hebben van referenties. U kunt CIOforum helpen door te kijken in uw netwerk naar directeuren, eigenaars en bestuurders van organisaties vanaf ongeveer 100 personen met IT-ergernissen of vraagstukken.

U wordt van harte uitgenodigd om deze post met hen te delen.

http://www.cioforum.nl/site/assets/files/1148/social_media_foto_-_rzondervan_-_25procent.png

Robert Zondervan
Shared IT-directeur
06-20 707 442
Oprichter van CIOforum Nederland
rzondervan@cioforum.nl

CIOforum
Onafhankelijk IT-advies
Beoordelen van IT-investeringen

Berichten

  • 456156 2017-06-20 03:27:07

    Attention Required! | Cloudflare
    Show more>>>

  • 714835 2017-07-01 12:05:27

    301 Moved Permanently
    More info...

  • RZfYgfntWHmTQ 2017-08-15 03:37:58

    GCM6z1 atadrgavxysa, [url=http://ujoooeqjnais.com/]ujoooeqjnais[/url], [link=http://yzjjedpluddl.com/]yzjjedpluddl[/link], http://cbcavkpeiuie.com/

  • 839822 2017-09-03 12:46:49

    guest test post
    bbcode
    html
    http://googlee.te/ simple

Plaats bericht