Serverloze kantoren - melkkoe verdwijnt

24-07-2017

Twee mooie oplossingen om te komen tot serverloze organisaties, waarbij IT-beschikbaarheid verbeterd, afhankelijkheid van een IT-leverancier kleiner wordt, en de kosten omlaag gaan.

Geen data en servers meer op werkplekken en kantoor

Voor directeuren en bestuurders van organisaties, die willen besparen op IT-kosten en de waarde van IT voor de organisatie willen verhogen door te werken in de Cloud.

U wilt voorkomen dat er een keuze wordt gemaakt voor een Cloud-oplossing met vervelende gevolgen. De voordelen worden al gauw aangeprezen, maar wat is de impact op bijvoorbeeld beveiliging, privacy, snelheid en totale kosten van uw IT?

(Foto door Livin4wheel on Unsplash)

Wat wilt u niet?

Nadelen en risico’s van uw werkomgeving, die u niet wilt:

  • U wilt niet dat bij het toeslaan van een ransomware virus, na inbraak, brand, diefstal en waterschade uw data verloren gaan en dat uw organisatie een tijd niet kan werken.
  • U heeft ook niet de middelen en kennis in huis om alles dubbel uit te voeren op twee locaties.
  • U wilt niet, dat na verlies van een laptop, de privacy van uw klanten geschonden wordt.
  • U wilt niet dat na vertrek van een medewerker er nog toegang is tot data van uw organisatie.
  • U wilt niet dat er data verloren gaat, omdat een werkplek uitvalt (bv breukschade, diefstal, bewaar-opdracht vergeten)

Beleidstip 1 - Werk niet met data-opslag op werkplekken

De twee onderstaande oplossingen maken het mogelijk dat u geen data meer heeft op werkplekken. Dat maakt u immuun voor virussen van een niet goed beschermde werkplek. Ook kennen cloud-omgevingen geen save-opdracht meer. Uw werk wordt continu bewaard, u kunt op elke werkplek en vanaf elke locatie werken.

Oplossingen in het kort

De eerste mooie oplossing, links: ‘oud en goed’, is het werken met externe bureaubladen, ofwel een terminal server omgeving die bij de leverancier staat en bijvoorbeeld goedkope chromebooks en windows thin clients als werkplekken, die niet uitvallen na een besmetting of foutgelopen aanpassing door een gebruiker.

Chromebooks verlagen kosten van ICT-beheer

Een chromebook-variant heeft als kostenvoordeel, ten opzichte van een thin client, dat hij gratis innovatieve en beveiligingsupdates van Google krijgt, terwijl thin clients een centrale beheertool nodig hebben of een handmatige aanpassing per werkplek als er een update nodig is. En om een mythe uit de weg te helpen: Het is vanaf een chromebook geen enkel probleem om met Microsoft Office 365 te werken, dus bijvoorbeeld Word, Excel, PowerPoint online. Het net uitgebrachte Windows 10S apparaat heeft vergelijkbare voordelen als een Chromebook, en ziet een goede toekomst tegemoet, mits het beheer ook zo weinig moeite kost.

2017-07-23 15_12_30-werken in de cloud - oud en nieuw - Google Presentaties.png

In de rechter innovatieve oplossing ‘nieuw en goed’, kan er ook met goedkope, ongevoelige chromebook-varianten en thin clients gewerkt worden. Het grootste voordeel is het besparen op kosten van een omgeving met externe bureaubladen, die weleens de melkkoe van uw leverancier kan zijn. U heeft bij cloudapplicaties geen hosting services meer nodig. Hosting, onderhoud, beveiliging en garantie van beschikbaarheid heeft u verdeeld over verschillende leveranciers. Wat u wel nodig heeft in het tweede plaatje is:

  • Een centraal inlogportaal met bijvoorbeeld:
    • Een menu naar uw cloudapplicaties, ook om directe toegang vanuit de cloud te voorkomen.
    • Een centrale optie om medewerkers inactief te melden, zodat zij niet vanuit huis nog bij tientallen cloud-applicaties kunnen komen, omdat niemand overziet waartoe zij toegang hebben.
    • 2-factor authenticatie: een wachtwoord stelen is niet erg. Inloggen moet bv vanaf een bepaalde lokatie/ werkplek of met behulp van een vingerafdruk of token, zoals bij de bank.
    • Single sign on, ofwel 1 wachtwoord voor alle applicaties (eigenlijk hebben dergelijke applicaties helemaal geen wachtwoord meer, en kan er niet ingelogd worden zonder in te loggen op de centrale portaal met 2-factor authenticatie).
    • Uw nieuwsberichten.
  • Een gemeenschappelijke cloud drive met centrale beveiliging voor opslag van data.

Beleidstip 2 - Geen synchronisatie naar opslag in de cloud

Wat in beide oplossingen voorkomen moet worden is dat medewerkers offline met een (persoonlijk) apparaat werken en hun gegevens synchroniseren naar een cloud drive. Er zijn twee grote nadelen aan datasynchronisatie:

  • Als 1 apparaat besmet raakt, dan wordt ook alles op de gemeenschappelijke opslag besmet.
  • Samenwerken in 1 document is een groot voordeel van werken in de cloud, maar gaat altijd problemen opleveren als 1 van de partijen offline werkt, terwijl ook anderen mutaties uitvoeren in dezelfde bestanden.

Zijn er toch nog uitzonderingssituaties dat er offline gewerkt moet worden, dan is versleuteling van de opslag een vereiste. Dat is tegenwoordig altijd het geval met chromebooks en is ook gratis mogelijk met apple macbooks en windows computers.

Hoe kan CIOforum helpen?

U wilt misschien pragmatisch een brandje blussen, maar ook een visie hebben voor een structurele oplossing, onafhankelijk van uw IT-expert of -leverancier. Elke IT-oplossing is maatwerk, maar moet niet ad hoc zijn om verspilling te voorkomen. Kortetermijninvesteringen moeten passen in een visie, zoals ‘serverloos werken’, ofwel werken in de Cloud. Ik kan u helpen met alle aandachtspunten bij uw migratie naar de Cloud. U wilt namelijk niet per se naar de Cloud. U wilt wel profiteren van de voordelen van de Cloud, zoals:

  • Beschikbaarheid en continuïteit
  • Schaalbaarheid
  • Flexibiliteit: geen rigide keuzes en investeringen voor 5 jaren, maar altijd kunnen profiteren van innovaties die Cloud kunnen bieden op basis van kortetermijncontracten en alleen betalen, wanneer u dit gebruikt.

Mijn nieuwe boek 'BESTUUR UW IT' is gepubliceerd! Ik heb twee versies van mijn boek geschreven: een laagdrempelige Nederlandstalige versie bij managementboek.nl voor directeuren en bestuurders die IT-expertise ontberen. En een wat diepgaandere Engelstalige versie bij Amazon.com voor IT-managers en architecten van grote bedrijven die pragmatisch willen starten met 'TOGAF en COBIT Light'.

Bestel: http://www.mijnmanagementboek.nl/books/95031

Hoe kunnen we elkaar helpen?

Laat mij in de commentaarvelden beneden weten als u zelf een tip kunt delen, een opmerking of een vraag heeft.

P.S. CIOforum.nl moet het voor bijna 100% hebben van referenties. U kunt CIOforum helpen door te kijken in uw netwerk naar directeuren, eigenaars en bestuurders van organisaties vanaf ongeveer 100 personen met IT-ergernissen of vraagstukken.

U wordt van harte uitgenodigd om dit artikel met hen te delen.

http://www.cioforum.nl/site/assets/files/1148/social_media_foto_-_rzondervan_-_25procent.png

Robert Zondervan
06-20 707 442
Oprichter van CIOforum Nederland
​rzondervan@cioforum.nl
CIOforum
Onafhankelijk IT-advies
ICT Quick Scans - Beoordelen van IT-investeringen

Plaats bericht