Wijze raad is halve daad

4-04-2016

Goed advies kan werk besparen

10 tips voor besparen op IT

Voor eigenaren, directeuren en bestuurders van organisaties vanaf 100 personen, die willen besparen op IT-kosten en de waarde van IT voor de organisatie willen verhogen.

Meer met minder

Van IT kun je echt zeggen dat elk jaar meer met minder mogelijk is. Kostte een IBM-PC nog 35.000 gulden in 1981, een nieuwe werkplek kost nu rond de 1.000 euro. Was korte tijd geleden brand, waterschade of diefstal nog fataal voor uw organisatie, dan zou nu uw continuïteit niet meer in gevaar moeten zijn door de mogelijkheden die bijvoorbeeld de Cloud biedt.

De volgende lijst zou elk jaar opnieuw bekeken moeten worden om te kijken of uw organisatie geschikt is voor de besparing en om in ieder geval uw beleid aan te passen, zodat uw besparing in de toekomst mogelijk is. Alle besparende tips zijn ook per definitie goed voor ons milieu. Een paar tips zijn direct meetbaar als verbetering van onze duurzaamheid.

10 tips

1. Gebruik Cloud-applicaties - Werken in de Cloud

Grote winst kunt u halen door veilig te werken in de Cloud:

  • Nooit meer een save-opdracht vergeten
  • Nooit meer een backup maken
  • Nooit meer uw werk kwijtraken
  • Nooit meer afhankelijk zijn van 1 laptop of werkplek
  • Vanaf elke computer kunnen werken
  • Een laptop van 300 euro, die niet besmet kan worden door een virus
  • Samenwerken, met elkaar in hetzelfde document
  • Kortom, nooit meer een dure interventie voor herstel van een laptop en geen vrees om niet op tijd door te kunnen werken

Dit kan zowel met Google als Microsoft Office. Cloud-applicaties zijn voor licht gebruik zelfs gratis. Dat geldt voor velen. De meeste mensen gebruiken slechts een klein deel van hun Office-applicaties (Google, Microsoft). Een overstap naar zakelijk gebruik is beschikbaar vanaf 3 euro per persoon per maand. Hiermee wordt simpel thuiswerken mogelijk, inclusief conference calling, zelfs met klanten. Thuiswerken maakt ook reizen buiten de spits mogelijk, of zelfs 1 dag per week helemaal niet naar kantoor reizen.

2. Efficiënter investeren

Vijf stappen tot realisatie van de beste IT-investering zijn:

  1. Assessment uitvoeren, waarbij de huidige situatie wordt bekeken en een toekomstige situatie wordt geschetst.
  2. Masterplan maken, waarbij de projecten worden gedefinieerd om van A naar B te gaan.
  3. Order voorbereiden en aanbesteden.
  4. Realisatie en controle op uitvoering van projecten, zodat de projecten binnen verwachte tijd, budget en kwaliteit gerealiseerd worden. Controleer projecten op het realiseren van eisen, wensen, voordelen en kosten, zodat leveranciers zonder extra kosten gedwongen worden om het project goed op te leveren.
  5. Transfer naar gebruikers en support-organisatie. De link met de meer gedetailleerde beschrijving van de vijf stappen is: ‘Wie een huis wil bouwen moet eerst zijn spijkers tellen’.

3. Werken met focus aan in plaats van in uw organisatie

Verspil geen tijd door multitasking en door het werken in uw organisatie in plaats van aan uw organisatie, waardoor u geen tijd heeft voor het bepalen van de koers.

  • Werk in ongestoorde blokken van 60-90 minuten aan 1 taak, bijvoorbeeld volgens het principe van David Allen’s Getting Things Done.
  • Neem minimaal een halve dag per week om te brainstormen, alleen of met een wisselende sparring partner, zoals een shared IT-directeur. Dat kan tijdens een simpele wandeling, een sport, of andere meeting.

Het resultaat is een betere balans tussen werk en privé en betere resultaten voor uw organisatie.

4. Wel of niet naar managed services

Soms is de move naar managed services direct een besparing, maar dat is niet evident. Door derden de service te laten verzorgen kan in ieder geval de focus van u en uw personeel zich richten op uw kernactiviteiten in plaats van rand- en bijzaken wat een grote winst kan opleveren door meer te kunnen in minder tijd. Uiteraard moeten de kosten wel te overzien zijn. Ik heb voor klanten al veel calculaties gemaakt om te kijken of er een economische case is voor het aanbesteden van supporttaken, zoals IT-services. Enkele quick wins zijn:

5. Aanbesteden of direct aankopen

De tip is om geen ad hoc investeringen te doen, die misschien later een dure vendor of technologie lock-in blijken. Voorkom afhankelijkheid van 1 leverancier. Doe een aanbesteding bij minimaal drie leveranciers, dan kunt u altijd nog bij uw favoriete IT-leverancier terecht als blijkt, dat de aanbieding redelijk marktconform is. Ook als de leverancier iets duurder blijkt, dan kunt u in ieder geval een goed gevoel beslissen of u verder kunt bouwen op een bestaande vertrouwde relatie.

6. Bespaar op papier

Daarmee bedoel ik niet dat u in de praktijk niet moet besparen. Ik bedoel letterlijk ‘papier’. Veel geprint papier overleeft de dag niet eens of eindigt op een stapel die niemand durft weg te gooien. Bewaar documenten direct op gratis Cloud storage, zoals Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox of Box.

7. Investeer in risicomitigatie

U kunt onverwachte kosten en zelfs faillissement voorkomen door de zijden draadjes van uw organisatie bijvoorbeeld dubbel uit te voeren. U wilt op belangrijke diensten geen single point of failure. Wat u in ieder geval wilt voorkomen is dat uw IT niet verborgen risico’s neemt. Risico’s moeten bij u bekend zijn en bewust worden geaccepteerd of aangepakt.

8. Neem Internet bedoeld voor de consument

Zakelijke internetverbindingen voor 1000 euro per maand zijn geen uitzondering. Schakel over naar twee consumentaanbiedingen van 50 tot 100 euro per maand. Uw kosten gaan naar beneden en de risico’s voor beschikbaarheid en continuïteit van uw organisatie worden verlaagd. De internetaansluiting van de ene leverancier zet u bijvoorbeeld op uw computerbekabeling en van de andere leverancier op uw Wifi. U kunt ook uw mobiele telefoon als reserve hotspot gebruiken om naar internet te kunnen. Dit is zeker aan te raden als uw applicaties langzaam naar de Cloud verhuizen.

9. Groepsaankopen

Bij energieaanbieders zijn we het al veel gebeuren: korting voor individuen bij een groepsaanvraag. Bijvoorbeeld vereniging ‘t eigen huis komt regelmatig met aantrekkelijke groepskorting voor gas en elektra. Dat geldt ook voor zorgaanbieders in een bepaalde branche.

Vind andere ondernemers waarmee u een groepskorting kunt regelen. Als u al een groepskorting heeft, laat het ons weten als anderen daarvan kunnen profiteren.

10. Nieuwe werkplek - mini-PC zonder anti-virus en met Ultra Wide monitor

Zorg voor een zuinige en efficiënte werkplek met weinig lokaal beheer. Vervang oude computers door zuinige mini-PC’s. Alleen het stroomverbruik zal al een fractie zijn van de oudere computers. 250 Watt besparing per PC betekent bij continu bedrijf een besparing van 480 euro per jaar. De mini-PC’s hebben een revolutie doorgemaakt. Waren het voorheen kastjes met beperkte mogelijkheden, tegenwoordig kan volledig Windows 10 op een klein kastje vanaf 200 euro. Wilt u minder beheer op uw werkplekken, dus nog meer besparen op IT, dan is een Google Chromebit, Chromebox of Chromebook een nog grotere besparing, mits u met de beperkingen kunt leven. Professionele Windows-gebruiker hebben nog steeds een 1000 tot 2000 euro werkplek nodig, maar van die dure gebruikers zijn er niet zo veel.

Ultra wide screens zijn brede schermen, die voorkomen dat u 2 schermen per werkplek wilt aansluiten. Twee schermen per werkplek verhoogt de efficiency en productiviteit van de gebruiker. Een vaste positie voor uw mail, website, werkbestanden, een kijkdocument naast een werkdocument, u bespaart op printen.

Anti-virus abonnementen kunt u opzeggen. Chromebooks hebben geen Windows, zijn daarom veel minder gevoelig, en worden regelmatig bijgewerkt. Windows 8 en Windows 10 werkplekken hebben vanaf aankoop een gratis proefabonnement, waarvoor na een paar maanden moet betalen. Verwijder de betaalde anti-virus en de gratis Microsoft versie wordt automatisch geactiveerd, en die is zeker niet slecht.

In de nieuwe wereld kunt u steeds vaker gratis gebruik maken van professionele services. Google is een trendsetter en een mooi voorbeeld. Zelfs Microsoft moet volgen met kostenbesparingen voor hun klanten. CIOforum volgt ook door maandelijks gratis waarde te leveren over bijvoorbeeld besparingen. Tips en updates als eerste in uw mailbox.

TED is ook non-profit geworden. TED krijgt steeds meer aandacht, is soms te zien bij populaire talkshows, door de passionele presentaties over ideeën die het waard zijn om te delen. Dat heeft niets met IT te maken, maar wel met ieders drijfveer om altijd iets te willen leren.

TED-video van de maand

Bekijk de trailer van drie minuten die de film van een uur samenvat (‘An Inconvenient Truth’):

TED - Al Gore_ What comes after An Inconvenient Truth_ _ TED Talk _ TED.com video.pngEen presentatie in de TED-stijl is bijvoorbeeld de video ‘An Inconvenient Truth’ van Al Gore. Daarna heeft Al Gore twee echte TED-presentaties gegeven met een update van zijn wereldbekende tournee:

2009: https://www.ted.com/talks/al_gore_warns_on_latest_climate_trends (07:44)
2016: http://www.ted.com/talks/al_gore_the_case_for_optimism_on_climate_change (25:20)

Hoe kunnen we elkaar helpen?

CIOforum kan u helpen door mij te helpen. U kunt mij helpen door input te leveren via de commentaarvelden hieronder, of via een zeer korte anonieme survey van slechts drie vragen. Het kost een paar minuten van uw tijd. Als dank ontvangt u het artikel "Top 7 van fouten bij het werven van een IT-directeur" en mijn persoonlijke tips over besparingen, updates en verbeteringen voor het leven van een directeur, eigenaar, bestuurder, als eerste in uw mailbox.

Elke oplossing is maatwerk. U wilt misschien pragmatisch een brandje blussen, maar ook een visie voor een structurele oplossing onafhankelijk van uw IT-expert.

Maak vrijblijvend een afspraak om kennis te maken en voor een gratis plan van aanpak van uw grootste IT-probleem. Bel, mail of boek hier direct een gratis afspraak in, via mijn digitale agenda (cioforum.youcanbook.me).

P.S. CIOforum.nl moet het voor bijna 100% hebben van referenties. U kunt CIOforum helpen door te kijken in uw netwerk naar directeuren, eigenaars en bestuurders van organisaties vanaf ongeveer 100 personen met IT-ergernissen of vraagstukken.

U wordt van harte uitgenodigd om deze post met hen te delen.

http://www.cioforum.nl/site/assets/files/1148/social_media_foto_-_rzondervan_-_25procent.png

Robert Zondervan
06-20 707 442
Oprichter van CIOforum Nederland
rzondervan@cioforum.nl

CIOforum
Onafhankelijk IT-advies
Beoordelen van IT-investeringen

Plaats bericht